En un contexto donde la eficiencia financiera volvió al centro de la agenda, muchas empresas siguen gestionando su gasto corporativo con lógicas del pasado. Mientras áreas como ventas, marketing o logística avanzaron en digitalización, el back office financiero —y en particular la gestión de gastos— continúa operando con baja visibilidad y altos niveles de fricción.
El resultado no es menor: procesos ineficientes, errores evitables y decisiones que llegan tarde. Este es mi ranking de los cinco errores que se siguen repitiendo —incluso en compañías grandes— y qué podrían hacer hoy las organizaciones para corregirlos.
El Error 1 (y el que hoy considero principal): no sumar la IA a los procesos
Hoy la IA está en un punto en que es capaz de asistir en la ejecución de distintas tareas operativas en cada etapa del ciclo de gastos, contribuyendo a lograr procesos más eficientes, precisos y sin errores.
En la diaria podemos ver cómo, gracias a la implementación de agentes IA, es posible revisar gastos, automatizar procesos de control y auditoría, asistir en las reservas para los viajes corporativos, procesar y validar comprobantes (por email o celular). Entre los beneficios que tenemos comprobados, podemos destacar una mayor precisión, menos errores, cumplimiento fiscal automático, cierres contables más rápidos, menos cargas operativas, visibilidad en tiempo real y una simplificación significativa de los procesos para todos los colaboradores de la empresa. Y todo eso se traduce en más tiempo de análisis estratégico para el CFO y su equipo, además de reducir costos y simplificar procesos para todos los colaboradores de la empresa.
El Error 2 es seguir dependiendo de procesos manuales
El uso de planillas y circuitos manuales sigue siendo una práctica extendida, incluso en empresas grandes. Amamos las planillas de cálculo, pero además de la gran carga operativa, el problema principal es la falta de confiabilidad de la información y la imposibilidad de escalar. Cuando el equipo financiero dedica horas a consolidar datos, pierde capacidad para analizarlos. Y así la probabilidad de errores se potencia.
¿Qué se está haciendo distinto? Automatizar el ciclo completo del gasto, desde la captura hasta la contabilización. Esto no solo reduce errores, sino que permite que el CFO y su equipo de finanzas dejen de operar en modo administrativo.
Operar con sistemas fragmentados sería mi Error 3
En muchas empresas y organizaciones, pagos, gastos y contabilidad suelen convivir en plataformas separadas que no se integran entre sí. Esto genera reprocesos, inconsistencias y falta de trazabilidad. En la práctica, significa más tiempo dedicado a conciliar información que a entenderla. Y, cuando no, llegar tarde a la información.
Hoy ya existen plataformas integradas que facilitan la consolidación de datos. Cuando el dato fluye automáticamente entre sistemas, se reducen fricciones y se acelera la toma de decisiones.
El puesto 4 es llegar tarde a la información y auditarla en lugar de prevenir
El modelo tradicional se basa en revisar gastos una vez realizados. Pero auditar después implica que los desvíos ya ocurrieron y asumir el costo del error. Este modelo convierte al área financiera en un espacio de explicación, no de anticipación. Además, este enfoque suele generar tensiones internas sin resolver el problema de fondo.
Gracias a la tecnología actual, sumada a la IA, es posible implementar controles en el momento del gasto, con políticas automatizadas, límites y validaciones que permiten trabajar con visibilidad en tiempo real y evitar desvíos antes de que ocurran.
En 5º lugar, pero no menos importante: tratar el gasto como un problema operativo (y no estratégico)
Creo que uno de los errores más persistentes es subestimar el impacto del gasto en el negocio. Sin datos claros y ordenados, es difícil detectar ineficiencias o identificar oportunidades de ahorro. En ese contexto, el área financiera queda relegada a un rol táctico. ¿Se imaginan que hoy es posible, con la asistencia y tecnologías adecuadas, transformar el gasto en información estratégica? Un insumo clave donde los datos permiten optimizar presupuestos, mejorar la asignación de recursos y tomar decisiones con mayor precisión.
La discusión de fondo no es tecnológica, sino de enfoque. Las empresas que están logrando mayor eficiencia no son necesariamente las que gastan menos, sino las que entienden mejor cómo, cuándo y en qué gastan. Y eso solo es posible cuando la información deja de ser una foto del pasado y pasa a ser una herramienta de gestión en tiempo real. En un escenario donde la competitividad también se juega puertas adentro, ordenar el gasto corporativo dejó de ser una mejora operativa. Es una decisión estratégica.
El autor es cofundador y co-CEO de Mendel
